Interne Firma anlegen und verwalten
Die Funktion "Interne Firma" ermöglicht es Ihnen, alle notwendigen Informationen zu einer internen Firma innerhalb des ERP-Systems zu verwalten. Hier können Sie wichtige Stammdaten erfassen, soziale Medien verknüpfen, Firmenbeziehungen hinterlegen und E-Mail- sowie Kopf- und Fußzeilen für die Kommunikation einrichten. Machen Sie die Stammdatenpflege zu einem festen Bestandteil Ihrer Routine und stellen Sie sicher, dass Ihre Firmendaten immer auf dem aktuellen Stand sind. So schaffen Sie eine verlässliche Basis für effiziente Abläufe, interne Transparenz und eine optimierte Kommunikation.
- Kennen Sie das...
- Allgemeine Dokumentation
- Use Cases
- Schritt für Schritt Anleitung
- ... Sie möchten sicherstellen, dass alle relevanten Informationen zu Ihren internen Firmen immer aktuell sind?
- ... Sie möchten die Verwaltung von Stammdaten und E-Mail-Adressen Ihrer Firmen optimieren?
- ... Sie möchten Betriebsferien einfach hinterlegen und automatisch in die Urlaubsplanung einfließen lassen?
Stammdaten anlegen
Um den Grundstein für eine erfolgreiche Verwaltung Ihrer internen Firmen zu legen, sollten alle relevanten Stammdaten vollständig und korrekt hinterlegt werden. Diese Daten bilden die Grundlage für eine effiziente Nutzung des ERP-Systems und sorgen dafür, dass alle Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf die aktuellsten Informationen haben.
- Zugriff: Navigieren Sie zu Firmendaten → Interne Firmen. Hier können Sie eine neue interne Firma anlegen und alle wichtigen Stammdaten eintragen.
- Angaben: Hinterlegen Sie detaillierte Informationen zur Firma, wie vollständiger Name, Kurzname, CEO, und weitere wichtige Details. Je präziser diese Informationen sind, desto einfacher wird die zukünftige Verwaltung Ihrer internen Firmen.
- Logo hochladen: Versehen Sie die Firma mit einem Logo, um sie optisch hervorzuheben. Das Firmenlogo erleichtert insbesondere bei der Verwaltung mehrerer Mandanten die schnelle Wiedererkennung.
E-Mail-Adressen hinterlegen
Eine effiziente Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg. Sorgen Sie daher dafür, dass alle relevanten E-Mail-Adressen korrekt hinterlegt sind, sodass interne und externe Nachrichten nahtlos und ohne Verzögerung weitergeleitet werden können.
- Backoffice und Personalverwaltung: Geben Sie E-Mail-Adressen für wichtige Bereiche wie Backoffice, Personalverwaltung sowie für die allgemeine Firma an. Dies stellt sicher, dass alle Abteilungen erreicht werden können und die Kommunikation stets flüssig verläuft.
- Zentrale Verwaltung: Sollten keine separaten E-Mail-Adressen für unterschiedliche Abteilungen verfügbar sein, können Sie dieselbe E-Mail-Adresse hinterlegen. Wichtig ist, dass das System nachvollziehen kann, wohin die jeweiligen Nachrichten gesendet werden sollen, um eine reibungslose Kommunikation zu gewährleisten.
Kontaktinformationen
Damit Geschäftspartner und Mitarbeiter problemlos Kontakt aufnehmen können, sollten vollständige Kontaktinformationen hinterlegt werden. So bleibt Ihre Firma immer erreichbar und gut vernetzt.
- Tragen Sie alle relevanten Adressinformationen, Telefonnummern und gegebenenfalls Faxnummern ein. Diese Daten gewährleisten eine einfache und schnelle Kontaktaufnahme, egal ob telefonisch oder postalisch.
Bankinformationen hinzufügen
Für eine transparente und reibungslose Abwicklung von Zahlungen sollten die Bankinformationen Ihrer internen Firmen im ERP-System erfasst werden. Dies erleichtert sowohl die interne Buchhaltung als auch die Zusammenarbeit mit externen Partnern.
- Wechseln Sie zum Bereich Bankinformationen und klicken Sie auf Anlegen.
- Erfassen Sie die IBAN und BIC der internen Firma, um die Bankverbindungen vollständig und korrekt zu hinterlegen.
Soziale Medien verknüpfen
Stärken Sie die Online-Präsenz Ihrer internen Firmen, indem Sie deren Social Media-Profile im System sichtbar machen. Dies schafft eine moderne und zeitgemäße Darstellung Ihrer Firma und erleichtert die Kommunikation über digitale Plattformen.
- Verlinken Sie Profile wie Homepage, Facebook, XING und LinkedIn. Dadurch bleiben Ihre Mitarbeiter stets auf dem Laufenden, was die Social-Media-Aktivitäten Ihrer Firma betrifft, und können diese direkt im System einsehen.
Interne Firmenbeziehungen definieren
Eine klare Unternehmensstruktur ist essenziell für ein erfolgreiches Firmenmanagement. Hinterlegen Sie die Beziehungen zwischen Ihren Firmen, um jederzeit den Überblick über übergeordnete und untergeordnete Firmen zu behalten.
- Weisen Sie der internen Firma gegebenenfalls eine übergeordnete oder untergeordnete Firma zu. So bleibt die Unternehmensstruktur im ERP-System übersichtlich und verständlich.
Header und Fußzeilen gestalten
Professionell gestaltete Kopf- und Fußzeilen für Ihre E-Mails und Dokumente sorgen für eine klare Wiedererkennbarkeit Ihrer Kommunikation. Versehen Sie Ihre Firmen mit einzigartigen Branding-Elementen, um eine einheitliche Außendarstellung zu gewährleisten.
- Dokumente und E-Mails: Gestalten Sie Kopf- und Fußzeilen, indem Sie individuelle Bilder und Texte hinzufügen. Dies verstärkt den Wiedererkennungswert Ihrer Firma und sorgt für ein professionelles Erscheinungsbild.
- Automatisierung: Die Fußzeile wird, falls die entsprechenden Informationen bereits hinterlegt sind, automatisch für die Kommunikation übernommen, um den administrativen Aufwand zu reduzieren.
Betriebsferien festlegen
Legen Sie Betriebsferien zentral im System fest, damit alle Mitarbeiter rechtzeitig informiert sind und die Urlaubsplanung entsprechend angepasst wird.
- Urlaubstage automatisch abziehen: Die festgelegten Betriebsferien werden automatisch als Urlaubstage bei den betroffenen Mitarbeitern berücksichtigt. Dies minimiert den Verwaltungsaufwand und sorgt für eine korrekte Erfassung der Abwesenheiten.
Fertigstellung der Firmendaten
Sobald alle relevanten Informationen erfasst wurden, wird Ihre Firma mit dem hinterlegten Logo im Dashboard der Firmendaten angezeigt. Dies gewährleistet eine schnelle und übersichtliche Verwaltung der Firmendaten und eine optimale Präsentation innerhalb des ERP-Systems.
Alle Felder, welche mit einem *
gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder. Das Betrifft auch die E-Mails, hier können sie aber öfter die selbe Mailadresse verwenden.
Use Case 1: Neue Firma anlegen
Vorbedingungen
- Der Benutzer hat Berechtigungen, eine neue interne Firma anzulegen.
Akteure
- ERP-Benutzer
Use Case
Der Benutzer möchte eine neue interne Firma anlegen und alle relevanten Daten der Firma im System hinterlegen, um das //JASMIN-ERP optimal zu nutzen. Der Benutzer navigiert zu Firmendaten → Interne Firmen und klickt auf Neue Firma anlegen. In den folgenden Schritten gibt der Benutzer alle erforderlichen Informationen ein:
- Stammdaten: Der Benutzer gibt den vollständigen Firmennamen, den Kurznamen und den Namen des CEO ein. Weitere wichtige Informationen wie die Handelsregisternummer und Steuerinformationen werden ebenfalls erfasst.
- Logo: Der Benutzer lädt ein Firmenlogo hoch, um die Firma optisch hervorzuheben. Dies erleichtert die Verwaltung insbesondere bei mehreren Mandanten.
- E-Mail-Adressen: Der Benutzer hinterlegt E-Mail-Adressen für das Backoffice, die Personalverwaltung und die allgemeine Firmenadresse, um eine effiziente Kommunikation zu gewährleisten.
- Kontaktinformationen: Der Benutzer gibt Adressdaten, Telefonnummern und Faxnummern ein, um die Kontaktaufnahme zu erleichtern.
- Bankinformationen: Der Benutzer fügt die Bankdaten hinzu, indem er die IBAN und BIC hinterlegt.
- Soziale Medien: Der Benutzer verlinkt die Social-Media-Profile der Firma, wie Homepage, Facebook, XING und LinkedIn.
- Interne Firmenbeziehungen: Der Benutzer definiert die Beziehungen der Firma zu übergeordneten oder untergeordneten Firmen, um die Organisationsstruktur im System abzubilden.
- Header und Fußzeilen: Der Benutzer gestaltet die Kopf- und Fußzeilen für E-Mails und Dokumente der Firma und fügt individuelle Texte und Bilder hinzu.
- Betriebsferien: Der Benutzer legt die Betriebsferien der Firma fest, die automatisch als Urlaubstage bei den Mitarbeitern hinterlegt werden.
Nachbedingungen
- Die neue Firma wurde erfolgreich im System gespeichert und erscheint im Dashboard der Firmendaten. Alle hinterlegten Informationen sind für die relevante Nutzung im ERP-System verfügbar.
Stellen Sie sicher, dass alle Pflichtfelder (mit * gekennzeichnet) ausgefüllt sind, um die Firma erfolgreich anzulegen.
Use Case 2: Anpassen des Logos
Vorbedingungen
- Der Benutzer hat Berechtigungen, Änderungen an den Stammdaten der Firma vorzunehmen.
Akteure
- ERP-Benutzer
Use Case
Der Benutzer möchte das Logo einer bestehenden internen Firma anpassen, um eine aktuelle visuelle Darstellung der Firma sicherzustellen. Der Benutzer navigiert zu Firmendaten → Interne Firmen und wählt die gewünschte Firma aus der Liste aus. Anschließend klickt er auf Bearbeiten und führt folgende Schritte aus:
- Logo auswählen: Der Benutzer scrollt zum Abschnitt Logo und klickt auf die Schaltfläche zum Hochladen eines neuen Bildes.
- Neues Logo hochladen: Der Benutzer wählt die Bilddatei des neuen Logos von seinem Computer aus und lädt es hoch.
- Speichern: Nachdem das neue Logo hochgeladen wurde, klickt der Benutzer auf Speichern, um die Änderungen zu bestätigen.
Nachbedingungen
- Das neue Firmenlogo wurde erfolgreich im System hinterlegt und wird im Dashboard sowie in allen relevanten Bereichen des ERP-Systems angezeigt, um eine aktuelle und konsistente Darstellung der Firma zu gewährleisten.
Das neue Logo sollte in einem kompatiblen Format und in einer angemessenen Größe hochgeladen werden, damit es korrekt dargestellt wird. Empfohlene Formate sind PNG oder JPEG.
Use Case 3: Anpassungen wegen Umzug des Firmensitzes
Vorbedingungen
- Der Benutzer hat Berechtigungen, Änderungen an den Kontaktinformationen der Firma vorzunehmen.
Akteure
- ERP-Benutzer
Use Case
Der Benutzer möchte die Adressinformationen einer internen Firma anpassen, da die Firma ihren Sitz verlegt hat. Der Benutzer navigiert zu Firmendaten → Interne Firmen und wählt die betroffene Firma aus. Anschließend klickt er auf Bearbeiten und aktualisiert die Kontaktinformationen:
- Adresse aktualisieren: Der Benutzer gibt die neue Firmenadresse ein, einschließlich Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Stadt und Land.
- Telefonnummer und Faxnummer anpassen: Falls sich auch die Telefonnummer oder Faxnummer geändert haben, werden diese ebenfalls aktualisiert.
- Speichern: Nachdem alle Änderungen vorgenommen wurden, klickt der Benutzer auf Speichern, um die neuen Kontaktinformationen zu übernehmen.
Nachbedingungen
- Die neuen Adressdaten wurden erfolgreich im System hinterlegt und sind in den Kontaktinformationen der Firma sowie in allen relevanten Dokumenten sichtbar. Diese Änderungen stellen sicher, dass die Firma stets mit den korrekten Informationen aufgeführt wird.
Überprüfen Sie, ob alle Adressfelder vollständig und korrekt ausgefüllt wurden, damit die Änderungen systemweit übernommen werden und keine Missverständnisse bei der Kontaktaufnahme entstehen.
Use Case 4: Betriebsferien festlegen
Vorbedingungen
- Der Benutzer hat Berechtigungen, Betriebsferien für die Firma zu hinterlegen.
Akteure
- ERP-Benutzer
Use Case
Der Benutzer möchte Betriebsferien für die interne Firma festlegen, um sicherzustellen, dass diese Zeiträume automatisch als Urlaubstage bei den Mitarbeitern hinterlegt werden. Der Benutzer navigiert zu Firmendaten → Interne Firmen und wählt die entsprechende Firma aus. Anschließend geht er folgendermaßen vor:
- Betriebsferien-Sektion öffnen: Der Benutzer klickt auf den Reiter Betriebsferien innerhalb der Firmendetails.
- Neue Betriebsferien festlegen: Der Benutzer klickt auf Anlegen und gibt die Zeiträume der Betriebsferien ein. Er trägt die Start- und Enddaten der Betriebsferien ein und gibt, falls erforderlich, zusätzliche Beschreibungen an.
- Speichern: Nachdem alle Betriebsferien eingetragen wurden, klickt der Benutzer auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.
Nachbedingungen
- Die Betriebsferien wurden erfolgreich im System hinterlegt und werden automatisch als Urlaubstage bei den betroffenen Mitarbeitern abgezogen. Die Informationen über Betriebsferien stehen somit allen relevanten Abteilungen zur Verfügung und gewährleisten eine einheitliche Planung.
Stellen Sie sicher, dass die Betriebsferienzeiträume vollständig und korrekt eingegeben wurden, um Missverständnisse bei der Urlaubsplanung zu vermeiden. Die Betriebsferien sollten frühzeitig hinterlegt werden, um alle Mitarbeiter rechtzeitig zu informieren.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Anlegen einer internen Firma
Das Anlegen einer internen Firma im ERP-System ist ein zentraler Schritt, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Daten strukturiert hinterlegt und jederzeit zugänglich sind. Nachfolgend finden Sie eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung, die sicherstellt, dass alle erforderlichen Daten korrekt und vollständig erfasst werden.
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Navigieren zu den Firmendaten:
- Öffnen Sie das ERP-System und gehen Sie im Hauptmenü auf Firmendaten. Wählen Sie im Untermenü den Punkt Interne Firmen aus.
- Dieser Bereich enthält die Liste aller bereits hinterlegten Firmen und bietet die Möglichkeit, eine neue Firma anzulegen.
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Neue Firma anlegen:
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neue Firma anlegen", um den Prozess zur Erstellung einer neuen internen Firma zu starten.
- Es öffnet sich eine Eingabemaske, in der alle erforderlichen Informationen eingetragen werden können.
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Stammdaten eingeben:
- Geben Sie die Stammdaten der neuen Firma ein:
- Vollständiger Name (Pflichtfeld): Der offizielle Name der Firma.
- Kurzname (Pflichtfeld): Ein eindeutiger, kurzer Name oder eine Abkürzung, um die Firma leichter zu identifizieren.
- CEO (Pflichtfeld): Der Name des Geschäftsführers. Dies ist wichtig, um Ansprechpartner klar zu definieren.
- Steuernummer (Pflichtfeld): Eine gültige Steuernummer ist erforderlich, da ohne diese keine korrekten Rechnungen über //JASMIN-ERP erstellt werden können.
- Handelsregisternummer (optional): Falls die Firma im Handelsregister eingetragen ist, kann hier die entsprechende Nummer angegeben werden.
- Logo hochladen: Laden Sie ein Firmenlogo hoch, um die Firma visuell hervorzuheben. Dies ist besonders nützlich, wenn mehrere Firmen im System verwaltet werden, da das Logo eine schnelle Identifizierung ermöglicht.
- Geben Sie die Stammdaten der neuen Firma ein:
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E-Mail-Adressen hinterlegen:
- Erfassen Sie die E-Mail-Adressen der verschiedenen Abteilungen der Firma:
- Backoffice (Pflichtfeld): Geben Sie eine E-Mail-Adresse für das Backoffice an, um den allgemeinen Schriftverkehr sicherzustellen.
- Personalverwaltung (Pflichtfeld): Eine Adresse für die Personalabteilung, die für die interne Kommunikation und Verwaltung von Mitarbeiterinformationen benötigt wird.
- Allgemeine Firmenadresse (Pflichtfeld): Dies ist die allgemeine Kontaktadresse, die für externe Anfragen verwendet wird.
- Falls nicht genügend separate E-Mail-Adressen vorhanden sind, können dieselben Adressen für verschiedene Zwecke hinterlegt werden. Wichtig ist, dass das //JASMIN-ERP mitgeteilt bekommt, wohin die jeweiligen Nachrichten weitergeleitet werden sollen.
- Erfassen Sie die E-Mail-Adressen der verschiedenen Abteilungen der Firma:
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Kontaktinformationen eingeben:
- Erfassen Sie die Adress- und Kontaktdaten der Firma:
- Straße und Hausnummer (Pflichtfeld): Geben Sie die genaue Adresse der Firma an, um sicherzustellen, dass sie postalisch erreichbar ist.
- Postleitzahl und Stadt (Pflichtfeld): Diese Informationen sind notwendig, um den Standort der Firma eindeutig zuzuordnen.
- Telefonnummer: Erfassen Sie eine Telefonnummer, um die Firma telefonisch zu erreichen.
- Weitere Kontaktinformationen, wie Faxnummern, können ebenfalls hinzugefügt werden, falls diese verfügbar sind.
- Erfassen Sie die Adress- und Kontaktdaten der Firma:
-
Bankinformationen hinzufügen:
- Gehen Sie zum Abschnitt Bankinformationen und klicken Sie auf Anlegen, um die Bankverbindung der Firma zu erfassen:
- IBAN (Pflichtfeld): Die internationale Bankkontonummer ist erforderlich, um reibungslose Zahlungstransaktionen zu gewährleisten.
- BIC (Pflichtfeld): Der Bank Identifier Code, um die Bank eindeutig zu identifizieren.
- Gehen Sie zum Abschnitt Bankinformationen und klicken Sie auf Anlegen, um die Bankverbindung der Firma zu erfassen:
-
Soziale Medien verknüpfen:
- Verlinken Sie die Social Media-Profile der Firma, um eine zeitgemäße Darstellung im System zu ermöglichen:
- Homepage: Geben Sie die URL zur offiziellen Website der Firma an.
- Weitere Social-Media-Profile wie Facebook, XING, und LinkedIn können hinzugefügt werden, falls vorhanden.
- Verlinken Sie die Social Media-Profile der Firma, um eine zeitgemäße Darstellung im System zu ermöglichen:
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Interne Firmenbeziehungen festlegen:
- Falls vorhanden, können Sie übergeordnete oder untergeordnete Firmen zuweisen:
- Übergeordnete Firma: Eine Firma, die als Muttergesellschaft fungiert. Diese Information ist nützlich, um die Firmenstruktur abzubilden.
- Untergeordnete Firma: Eine Tochtergesellschaft, die der aktuellen Firma zugeordnet ist. Diese Beziehungen sind besonders wichtig, um organisatorische Zusammenhänge im System darzustellen.
- Falls vorhanden, können Sie übergeordnete oder untergeordnete Firmen zuweisen:
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Header und Fußzeilen einrichten:
- Gestalten Sie die Kopf- und Fußzeilen für alle offiziellen Dokumente und E-Mails der Firma:
- Kopfzeile: Fügen Sie Logos oder wichtige Kontaktinformationen hinzu, die in der Kopfzeile von E-Mails und Dokumenten erscheinen sollen.
- Fußzeile: Die Fußzeile enthält oft Angaben wie die Steuernummer, Handelsregisterinformationen, Telefonnummern und andere rechtliche Hinweise. Diese werden, wenn vorher hinterlegt, automatisch übernommen und bieten eine konsistente Darstellung der Firma in der gesamten Kommunikation.
- Gestalten Sie die Kopf- und Fußzeilen für alle offiziellen Dokumente und E-Mails der Firma:
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Betriebsferien festlegen:
- Legen Sie die Betriebsferien der Firma fest:
- Zeitraum festlegen: Geben Sie den Zeitraum der Betriebsferien ein, z. B. von 01.08. bis 15.08.. Diese Daten sind für die Planung wichtig, damit alle Abteilungen informiert sind.
- Automatische Urlaubstage: Diese Betriebsferien werden automatisch als Urlaubstage für die Mitarbeiter hinterlegt, sodass keine zusätzlichen manuellen Anpassungen notwendig sind.
- Legen Sie die Betriebsferien der Firma fest:
-
Speichern:
- Überprüfen Sie alle eingetragenen Informationen auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Pflichtfelder sind mit einem * gekennzeichnet und müssen ausgefüllt sein.
- Klicken Sie auf Speichern, um die Firmendaten zu sichern und die Firma im ERP-System anzulegen. Nach dem Speichern erscheint die neue Firma im Dashboard der Firmendaten und ist ab sofort verfügbar.