Mitarbeiter Stempeluhr – Zeiterfassung
Die Mitarbeiter Stempeluhr in JASMIN-ERP ermöglicht eine präzise und transparente Zeiterfassung für Mitarbeiter*innen.
Durch Einstempeln, Pausenverwaltung und Ausstempeln können Arbeitszeiten in Echtzeit erfasst werden.
Die Zeiterfassung erfolgt über eine moderne Web-Oberfläche mit einer übersichtlichen Dashboard-Darstellung, die verschiedene Statusanzeigen und Buttons für die wichtigsten Funktionen enthält.
Dieses Dokument erläutert alle relevanten Masken, deren Funktionen sowie typische Anwendungsfälle.
Zudem enthält es eine Troubleshooting-Sektion, die häufige Probleme und deren Lösungen beschreibt.
Dashboard – Die digitale Stempeluhr für den Arbeitsalltag
Warum ist das Dashboard wichtig?
Das Dashboard – Stempeluhr ist die zentrale Anlaufstelle, um Arbeitszeiten schnell und einfach zu erfassen.
Hier können Mitarbeitende sich ein- und ausstempeln, Pausen verwalten und ihren aktuellen Arbeitsstatus jederzeit im Blick behalten.
Live-Kennzahlen zur Arbeitszeit:
- Anwesenheit insgesamt ⏳ – Wie lange wurde heute bereits gearbeitet?
- Pausenzeit insgesamt ☕ – Wie viel Pause wurde genommen?
Einfache Steuerung mit Buttons:
- Einstempeln ▶️ – Startet den Arbeitstag mit einem Klick
- Pause Start / Pause Ende ☕ – Flexible Verwaltung der Pausenzeiten
- Ausstempeln ⏹ – Beendet die Arbeitszeit für den Tag
Besonderheiten für eine stressfreie Nutzung
✅ Automatische Aktualisierung – Alle Daten werden in Echtzeit gespeichert, kein manuelles Neuladen nötig.
✅ Glücksindex nach dem Ausstempeln – Eine kurze Umfrage mit Smileys gibt dem Unternehmen wertvolle Einblicke in die Mitarbeiterzufriedenheit.
Das frühzeitige Erkennen von Unzufriedenheit kann helfen, Probleme im Team rechtzeitig zu identifizieren und gezielt gegenzusteuern.
Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) ist dies entscheidend, da eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit direkt zur Produktivität, Motivation und langfristigen Mitarbeiterbindung beiträgt.
Eine einfache Stimmungsabfrage kann somit große Auswirkungen auf das Betriebsklima haben.
Fazit:
Das Dashboard ist einfach, übersichtlich und intuitiv zu bedienen – damit bleibt mehr Zeit für das Wesentliche!
Mitarbeiterübersicht – Alle Mitarbeiter auf einen Blick
Warum ist die Mitarbeiterübersicht wichtig?
Die Mitarbeiterübersicht ist das zentrale Tool zur Verwaltung aller Mitarbeitenden im Unternehmen.
Hier können Stammdaten wie regelmäßige Arbeitstage, Abteilungen und Zusatzinformationen eingesehen und verwaltet werden.
So behalten HR-Teams stets den Überblick über alle aktiven Mitarbeiter*innen und deren Arbeitszeiten.
Was bietet die Mitarbeiterübersicht?
Die Übersicht stellt alle relevanten Daten in einer klar strukturierten Tabelle dar:
- ✅ Wer arbeitet wann? – Übersicht über die regelmäßigen Arbeitstage
- ✅ In welcher Abteilung? – Einordnung der Mitarbeitenden in Teams oder Abteilungen
- ✅ Zusätzliche Infos? – Notizen oder individuelle Beschreibungen
Einfache Navigation & Funktionen
- Mitarbeiterübersicht anlegen → Neue Mitarbeitende ins System aufnehmen
- Mitarbeiterübersicht öffnen → Alle aktiven Mitarbeitenden anzeigen
- Filter nutzen 🛠 → Schnell bestimmte Personen oder Gruppen finden
Wer kann was sehen?
- Mitarbeitende – Können ihre eigenen Daten einsehen, aber nicht ändern
- HR-Admins – Können Mitarbeiterdaten verwalten und bearbeiten
Dank dieser übersichtlichen Struktur ist die Mitarbeiterverwaltung einfach und effizient.
Detailansicht Mitarbeiter – Alle Arbeitszeiten im Detail
Warum ist die Detailansicht wichtig?
In der Detailansicht eines Mitarbeiters können HR-Admins die erfassten Arbeitszeiten überprüfen und bei Bedarf korrigieren.
Dies sorgt für eine lückenlose Dokumentation und ermöglicht eine effiziente Verwaltung der Zeiterfassung.
Funktionen & Tabs
-
Mitarbeiter Stempeluhr
- Zeigt alle Stempelzeiten eines Mitarbeiters: Einstempeln, Ausstempeln, Pausen
- Falls nötig: Bearbeitung und Korrektur von Arbeitszeiten (nur durch HR-Admins)
-
Berichte
- Erstellung von PDF-Berichten über die erfassten Arbeitszeiten
- Berichte können direkt per E-Mail versendet werden, z. B. für Monatsabrechnungen oder interne Auswertungen
-
Journal (Änderungsprotokoll)
- Nachvollziehbarkeit aller Änderungen an den Arbeitszeiten
- Zeigt an, wann und von wem eine Anpassung vorgenommen wurde
Tagesübersicht – Alle Arbeitszeiten eines Tages auf einen Blick
Warum ist die Tagesübersicht wichtig?
Die Tagesübersicht ist eines der wichtigsten Werkzeuge für HR-Admins.
Sie ermöglicht eine detaillierte Ansicht aller Arbeitszeiten eines bestimmten Tages.
Die umfassende tabellarische Übersicht listet alle Einstempelungen, Pausenzeiten und Ausstempelungen der Mitarbeitenden auf.
So können Unregelmäßigkeiten schnell erkannt, Zeiten korrigiert und Berichte erstellt werden.
Welche Informationen sind hier sichtbar?
Die Tabelle der Tagesübersicht zeigt für jeden Mitarbeitenden:
- ✅ Mitarbeitername – Wer hat an diesem Tag gearbeitet?
- ✅ Datum & Wochentag – Für welchen Tag werden die Zeiten angezeigt?
- ✅ Arbeitszeiten – Wann wurde ein- und ausgestempelt?
- ✅ Pausenzeiten – Wie lange und wann wurden Pausen genommen?
- ✅ Gesamte Anwesenheitszeit – Wie viele Stunden wurden an diesem Tag geleistet?
- ✅ Minder-/Mehrarbeit – Wurde die Soll-Arbeitszeit erfüllt oder gibt es Über-/Minusstunden?
- ✅ Bemerkungen – Zusätzliche Notizen oder Kommentare zum Arbeitstag
Filter & Suchfunktionen
Die Tagesübersicht bietet eine leistungsstarke Filterfunktion:
- 🔎 Filtern nach Datum – Zeigt alle erfassten Arbeitszeiten eines bestimmten Tages
- 🔎 Filtern nach Mitarbeitenden – Fokus auf einzelne Personen oder Teams
- 🔎 Filtern nach Abteilungen – Nur Mitarbeitende einer bestimmten Abteilung anzeigen
- 🔎 Zeitbereiche eingrenzen – Zeiten vor/nach einer bestimmten Uhrzeit filtern
Ein HR-Admin möchte herausfinden, ob alle Mitarbeitenden der Abteilung "Softwareentwicklung" am 10. März pünktlich eingestempelt haben.
Durch einen schnellen Filter kann diese Information innerhalb weniger Sekunden überprüft werden.
Bearbeitung & Korrektur von Arbeitszeiten
Falls ein Fehler in der Zeiterfassung vorliegt (z. B. vergessenes Ausstempeln oder zu lange Pausenzeit), können folgende Anpassungen vorgenommen werden:
- 🛠 Korrektur von Stempelzeiten – Falls ein Eintrag fehlerhaft oder unvollständig ist
- 🛠 Nachtragen von Arbeitszeiten – Falls ein Mitarbeitender vergessen hat, sich einzustempeln
- 🛠 Pausen anpassen – Falls eine Pause nicht korrekt beendet wurde
- HR-Admins: Können Arbeitszeiten überblicken, Korrekturen vornehmen und Berichte erstellen
- Teamleiter: Haben die Möglichkeit, die Anwesenheitszeiten ihres Teams zu prüfen
- Mitarbeiter: Können ihre eigenen Zeiten einsehen, aber nicht bearbeiten
Fazit
Die Tagesübersicht ist ein leistungsstarkes Tool für die tägliche Kontrolle der Arbeitszeiten.
Sie hilft HR-Admins und Führungskräften, Unregelmäßigkeiten frühzeitig zu erkennen und bei Bedarf schnell Anpassungen vorzunehmen.
Mit den Filter- und Bearbeitungsfunktionen wird die Verwaltung der Arbeitszeiten einfach, effizient und zeitsparend.
Berichte – Detaillierte Auswertungen auf Knopfdruck
Warum sind Berichte wichtig?
Das Berichte-Tab ist ein leistungsstarkes Tool für HR-Admins, Teamleiter und das Management.
Es erstellt detaillierte Auswertungen der Arbeitszeiten in klaren, tabellarischen Übersichten.
Die Berichte ermöglichen eine präzise Analyse und Nachverfolgung der geleisteten Stunden, Pausenzeiten sowie Mehr- oder Minusstunden.
Welche Daten enthält ein Bericht?
- 📌 Zeiträume flexibel wählen – Tages-, Wochen- oder Monatsberichte generieren
- 📌 Mitarbeiterbezogene Daten – Name, Abteilung, Arbeitsort
- 📌 Arbeitszeiterfassung – Einstempel-, Pausen- und Ausstempelzeiten
- 📌 Summierte Arbeitszeiten – Berechnung der Gesamtarbeitszeit pro Tag, Woche oder Monat
- 📌 Minder-/Mehrarbeit – Vergleich von Soll- und Ist-Stunden
- 📌 Anwesenheit und Pausen – Aufschlüsselung der effektiven Arbeitszeiten
- 📌 Individuelle Notizen oder Kommentare – Bei besonderen Einträgen oder Anpassungen
Berichte erstellen – Schnell & Einfach
Mit wenigen Klicks können HR-Admins individuelle Berichte für einzelne oder mehrere Mitarbeitende erstellen:
- Zeitraum wählen – Tages-, Wochen-, Monatsberichte oder benutzerdefinierte Zeiträume
- Mitarbeiter oder Abteilungen filtern – Reports gezielt für einzelne Teams oder Mitarbeitende erstellen
- Bericht generieren & als PDF speichern – Automatische Erstellung eines tabellarischen Berichts
- Bericht per E-Mail versenden – Direkt an Mitarbeitende oder Vorgesetzte schicken
- Lohnabrechnung: Berechnung der gearbeiteten Stunden pro Monat
- Überstundenkontrolle: Prüfung, ob zu viele oder zu wenige Stunden geleistet wurden
- Home-Office-Nachweise: Dokumentation der Arbeitstage und -zeiten für Remote-Arbeit
- Abteilungsbezogene Auswertungen: Analyse der Arbeitszeiten innerhalb eines Teams
- Fehlzeiten-Analysen: Ermittlung, wer an welchen Tagen nicht gearbeitet hat
Welche Rollen haben Zugriff auf Berichte?
- HR-Admins: Voller Zugriff auf alle Berichte und Exportfunktionen
- Teamleiter: Können Berichte für ihr Team einsehen und analysieren
- Mitarbeiter: Können eigene Berichte anfordern, aber keine globalen Auswertungen einsehen
- Zeitsparend: Keine manuelle Berechnung mehr notwendig
- Präzise Analysen: Klare Übersicht über Arbeitszeiten und Trends
- Revisionssicher: Dokumentation aller Zeiten für rechtliche und interne Nachweise
Fazit
Die Berichte-Funktion ist ein unverzichtbares Werkzeug für HR-Teams und Führungskräfte, um Arbeitszeiten transparent und effizient auszuwerten.
Mit individuellen Zeiträumen, detaillierten Aufstellungen und flexiblen Exportmöglichkeiten wird die Analyse und Verwaltung der Arbeitszeit so einfach wie nie zuvor. 🚀
Troubleshooting
Problem: Mitarbeiter kann sich nicht einstempeln
Mögliche Ursache:
- Der Tag ist als Nicht-Arbeitstag hinterlegt.
Lösung:
- Tragen Sie für den Mitarbeiter den betroffenen Tag als Arbeitszeit ein.
Das System stellt sicher, dass Arbeitszeiten nach den geplanten Vorgaben erfasst werden.
So wird verhindert, dass unvorhergesehene Überstunden entstehen oder Arbeitszeiten ohne Planung angesammelt werden.
Diese Maßnahme hilft, eine geregelte und faire Arbeitszeiterfassung sicherzustellen.
Problem: Automatische Abmeldung um Mitternacht
Mögliche Ursache:
- Das System loggt Mitarbeitende eine Minute vor Mitternacht automatisch aus.
Lösung:
- Falls notwendig, muss ein HR-Admin die Zeiten wiederherstellen.
Diese Funktion verhindert, dass versehentlich eine unrealistisch hohe Arbeitszeit angesammelt wird, nur weil das Ausstempeln vergessen wurde.
So bleibt die Zeiterfassung fair, genau und nachvollziehbar.
Sollte das Ausstempeln vergessen worden sein, wendet sich der Mitarbeitende an die HR-Abteilung, um die Arbeitszeit korrekt anzupassen.
Fazit
Das Zeiterfassungssystem in JASMIN-ERP bietet eine moderne und automatisierte Lösung für das Arbeitszeitmanagement.
Die verschiedenen Masken ermöglichen:
- Einfache Bedienung für Mitarbeiter
- Effiziente Verwaltung und Korrektur für HR-Admins
- Detaillierte Berichte und Änderungsverfolgung
Durch klare Benutzerrechte und eine übersichtliche Struktur wird sichergestellt, dass die Arbeitszeiten transparent und fehlerfrei erfasst werden.